Jumat, 09 November 2012

Penerapan Sistem Informasi Dalam Perusahaan

Penerapan Manajemen Sistem informasi PT.Toyota Astra Motor

Latar Belakang
PT. Toyota Astra Motor (TAM) adalah salah satu perusahaan terbesar distributor kendaraan produk Toyota. PT.TAM sendiri mempunyai divisi-divisi yang menangani penjualan produk ke pelanggan. Salah satunya adalah divisi Duty Free Sales, yaitu divisi yang menangani penjualan produk Toyota yang dikhususkan untuk organisasi non-pemerintah/internasional maupun kedutaan asing di Indonesia. Saat ini, divisi Duty Free Sales masih menggunakan aplikasi  spreadsheet dalam pengolahan data. Dimana data yang ada pada spreadsheet tidak bisa diakses secara bersamaan karena jumlah karyawan yang banyak dan kebutuhan akses data yang berbeda -beda.Berdasarkan permasalahan tersebut, divisi Duty Free Sales membutuhkan sebuah sistem informasi y ang dapat mengolah data mobil maupun data pelanggan serta pelaporan secara efektif. Dengan adanya aplikasi ini,  pihak perusahaan  akan dimudahkan dalam mengelola sistem informasi manajemen pelanggan yang mencakup pengolahan data pelanggan dan data barang    serta memudahkan manajer dalam hal pelaporan.

I. Pendahuluan
PT. Toyota Astra Motor (TAM) adalah salah satu perusahaan terbesar distributor kendaraan produk Toyota. Saat ini, PT. TAM mempunyai cabang yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia, dan pusatnya berada di Jakarta. PT.TAM sendiri mempunyai divisidivisi yang menangani penjualan produk ke pelanggan. Salah satunya yaitu divisi Duty Free Sales, yaitu divisi yang menangani penjualan produk Toyota yang dikhususkan untuk organisasi nonpemerintah/internasional maupun kedutaan asing di Indonesia. Divisi Duty Free Sales saat ini mengolah data pelanggan dengan menggunakan aplikasispreadsheet, dimana aplikasi ini kurang efektif dalam perhitungan dan pencarian data yang kemungkinan akan bertambah dan akan selalu di-update. Selain itu, data yang ada pada  spreadsheet  tidak bisa diakses dan digunakan secara bersamaan, mengingat jumlah karyawan yang banyak dan keperluan akses data yang berbeda-beda.
Serta laporan yang tidak dapat disediakan setiap saat, karena pencarian data dan pembuatan laporan membutuhkan waktu yang lama. Oleh karena itu, PT. TAM divisi Duty Free Sales membutuhkan sistem informasi yang membantu perusahaan melakukan kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan proses pengolahan informasi, pencarian, dan pelaporan menjadi lebih baik sehingga operasionalnya menjadi lebih efektif dan efisien.

II. Tinjauan Pustaka
Definisi Sistem Informasi
Sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama -sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. (Jogiyanto, 2008)Sistem juga merupakan  kumpulan elemen-elemen yang saling terkait dan bekerja sama untuk memproses masukan (input) yang ditujukan kepada sistem tersebut dan mengolah masukan tersebut sampai menghasilkan keluaran (output) yang diinginkan. HTML (Hypertext Markup Language)HTML(Hyper Text Markup Language) adalah sekumpulan simbol-simbol atau tag-tag yang dituliskan dalam sebuah  file yang dimaksudkan untuk menampilkan halaman pada web browser. Tag-tag tadi memberitahu  browser bagaimana menampilkan halaman web dengan lengkap kepada pengguna. ( Astamal, 2005 )Bahasa Pemrograman: PHPPHP adalah bahasa  scripting yang menyatu dengan HTML dan dijalankan pada server side, yang artinya semua sintaks yang diberikan akan sepenuhnya dijalankan pada server sedangkan yang dikirimkan ke browser hanya hasilnya saja. PHP merupakan software open source. PHP juga dapat berjalan lintas  platform, yaitu dapat digunakan dengan sistem operasi (windows dan linux) dan  web server apapun (misalnya:PWS,IIS, Apache). (Suryatiningsih, 2009)

Database: MySQL
MySQL adalah  Relational Database Management System (RDMS) yang didistribusikan secara gratis di bawah  General Public Lisence (GPL). MySQL merupakan turunan dari salah satu konsep utama dalam  database,  yaitu  Structured Query Language(SQL). SQL adalah sebuah konsep pengoperasian database  terutama untuk pemilihan dan pemasukan data, yang memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis. (Arbie, 2004)

Framework:
CodeIgniter Framework bisa diartikan sebagai alat yang digunakan untuk   membantu pekerjaan. Karena untuk pembuatan  website maka  framework disini dapat diartikan sebagai alat yang dapat digunakan untuk mempermudah pembuatan website. ( Wardana, 2010 )Framework memungkinkan kita membangun aplikasi dengan lebih cepat karena sebagai developer kita akan lebih memfokuskan pada pokok permasalahan sedangkan hal-hal penunjang lainnya seperti koneksi database,  form validation, GUI, dan security; umumnya telah disediakan oleh  framework. Disamping itu dengan aturan-aturan yang jelas dan harus dipatuhi, aplikasi yang dibangun lebih solid, more readable, dan kolabarasi dalam tim dapat lebih mudah dilaksanakan.CodeIgniter adalah  framework  dengan pola MVC (Model, View, Controller) untuk membangun websitedinamis menggunakan PHP. (CodeIgniter, 2011)

III. Analisis dan Perancangan
Analisis Kebutuhan Fungsional Sistem Pada kebutuhan fungsional ini, terdapat beberapa fungsi yang harus dibuat, diantaranya:
1. Melakukan Login dan Logout untuk admin.
2. Melakukan Pendataan  mobil yaitu meliputi
fungisi :  add, update, delete, searching,  dan
detail.
3. Melakukan Pendataan  embassy yaitu meliputi
fungisi :  add, update, delete, searching,  dan
detail.
4. Melakukan Pendataan  pelanggan yaitu meliputi
fungisi :  add, update, delete, searching,  dan
detail.
5. Menampilkan report penjualan dan grafik.
6. Melakukan view dan update data admin.

a. Gambaran Umum Sistem
Pengolahan data pelanggan PT.TAM  masih menggunakan pencatatan secara spreadsheet. Data yang begitu banyak meembutuhkan waktu untuk penyususan laporan dan juga  pencetakan dokumen.Oleh karena itu, dibangun sistem yang memudahkan perusahaan untuk pengolah data dan juga pelaporan.

b. Perancangan Sistem
1. ER Dicagram

2. Use Case Diagram
Dalam aplikasi ini terdapat tiga aktor, yaitu Admin Gudang, Admin Toyota dan Manajer.



c. Activity Diagram 


IV. Implementasi
Implementasi login


Implementasi halaman utama admin toyota 

V. Kesimpulan
Pada Proyek Akhir ini dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Aplikasi ini membantu pihak PT.Toyota Astra Motor  dalam mengelola dan mencari data pelanggan maupun data mobil
2. Aplikasi ini membantu manajer untuk mengubah status pelanggan, sehingga proses informasi untuk Open D/O lebih cepat
3. Aplikasi ini memudahkan pihak manajer untuk mendapatkan  informasi dan melihat laporan penjualan
VI. Saran
Untuk pengembangan aplikasi lebih lanjut bisa ditambahkan fungsi pengolahan data pelanggan sampai tahap pengurusan STNK mobil dan dokumen lainnya serta adanya  penambahan berita atau informasi seputar perusahaan.






Tidak ada komentar:

Poskan Komentar