SIM (Sistem Informasi Manajemen) dalam Sistem Informasi Daya Informasi

Informasi merupakan salah satu sumber utama dari perusahaan dan ia dapat dikelola seperti halnya sumber lain. IRM merupakan metodologi siklus hidup yang digunakan untuk menciptakan system yang menghasilkan informasi yang berkualitas.

Definisi

IRM adalah konsep manajemen sumber informasi yang mengenal informasi sebagai sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan lain seperti orang, keuangan, peralatan & manajemen.

Tipe-tipe dari sumber informasi :

Informasi umum, informasi dari para spesialis, para pemakai, fasilitas-fasilitas, database, software, hardware.

Informasi sebagai sumber strategis

> Informasi merupakan salah satu sumber yang dapat menghasilkan keuntungan kompetitif.

Caranya :

Dengan memfokuskan pada pelanggan & membangun system informai yang bisa meningkatkan arus informasi antara perusahaan dan elemen lingkungannya.  

> Arus informasi antara perusahaan dan pelanggan :

·         Informasi yang menerangkan kebutuhan produk

·         Informasi yang menerangkan penggunaan produk

·         Informasi yang menerangkan kepuasan produk.

>    Keuntungan kompetitif dicapai apabila

• Terjalinnya hubungan yang baik antara elemen-elemen
• Diperlukan arus informasi dengan semua elemen-elemen lingkungannya
• Pentingnya efisiensi operasional internal.

Jasa Informasi

Jasa Informasi adalah area fungsional utama perusahaan. Para Spesialis Informasi diorganisasikan didalam jasa informasi dapat berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lain.

 

 

 

Model Sistem Informasi Sumber Daya Informasi

Pengertian :

Sistem yang menyediakan informasi mengenai sumber daya informasi perusahaan kepada para pemakai diseluruh perusahaan.

Usaha-usaha yang diperlukan untuk mencapai IRM yang sukses adalah :

·         Perusahaan berusaha untuk menggunakan informasi untuk mencapai keuntungan kompetitif

·         Para eksekutif harus menyadari bahwa pelayanan informasi sebagai area fungsional.

·         Para eksekutif harus mengakui keberadaan CIO

·         Para eksekutif harus memasukkan sumber-sumber informasi dalam perencanaan strategi

·         Adanya perencanaan strategi formal untuk sumber-sumber informasi.

·         Perencanaan strategi juga untuk mengatur pemakai computer.

Model IRM

•  Lingkungan dari perusahaan

•  Para Eksekutif

•  Area fungsional

•  Sumber-sumber informasi

•  Para pemakai

IOS (Interorganizational Information Sytems)

·               IOS merupakan system informasi yang digunakan oleh lebih dari satu perusahaan.

·               IOS fasilitator bertugas :

Menunjukkan para peserta bahwa dengan bekerja dalam system tsb mereka akan memperoleh keuntungan kompetitif.

CIO (Chief Information Officer)

·         Kepala bagian informasi ini, turut berperan dalam pembuatan keputusan penting dalam perusahaan & memberi laporan langsung ke eksekutif.

·         Sebutan lain dari CIO : Direktur SIM,Vice President SIM

·         Tugas CIO :

-         Mempelajari bisnis & teknologinya

-         Menjalin kemitraan dengan unit bisnis & manajemen

-         Fokus memperbaiki proses bisnis dasar

-         Memperkirakan biaya system informasi dalam bisnis

-         Membangun kredibilitas dengan mengirim service yang terpercaya.

SPIR (Strategic Planning for Information Resourcers)

·         Perencanaan strategi merupakan perencanaan yang paling memerlukan perhatian. Karena memerlukan perkiraan yang matang untuk dapat mencapai tujuan organisasi pada masa sekarang dan akan datang.

·         Gagasan utama dari SPIR adalah adanya hubungan antara tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan sumber-sumber informasi. Sumber-sumber informasi harus digunakan untuk mencapai tujuan.

·         Pendekatan-pendekatan Top down :

-       BSP IBM (Business Systems Planning)

-       CSF (Critical Success Factor)

-       Transformasi susunan strategis

-       SLC yang diperluas

BSP IBM

·         Pendekatan studi total

·         Setiap manajer diinterview untuk menentukan kebutuhan informasi, kemudian system diimplementasikan sesuai dengan kebutuhan informasi.

CSF

·         Perencanaan sumber informasi dengan mengidentifikasi kunci keberhasilan dan kegagalan.

Transformasi susunan strategis

·         Misi, tujuan, strategi dari perusahaan merupakan dasar tujuan, batasan, strategi perencanaan system.

·         Proses pentransformasian dari susunan strategi organisasi menjadi susunan strategi SIM dinamakan proses perencanaan strategi SIM.

Proses Perencanaan Strategi SIM

Keamanan Sistem

Keamanan Sistem mengacu pada perlindungan terhadap semua sumber daya informasi perusahaan dari ancaman oleh pihak-pihak yang tidak berwenang.

Tujuan Keamanan
1. Kerahasiaan
2. Ketersediaan
3. Integritas

Ancaman terhadap keamanan :
1. Pengungkapan tidak sah dan pencurian.
2. Penggunaan tidak sah.
3. Penghancuran tidak sah dan penolkkan jasa.
4. Modifikasi tidak sah.

Untuk mengatasi ancaman keamanan dilakukan pengendalian
akses,sbb :
1. Identitas pemakai.
2. Pembuktian keaslian pemakai.
3. Otorisasi pemakai.

Perencanaan berjaga-jaga untuk mengatasi keamanan :

1. Rencana Darurat
Merencanakan ukuran-ukuran yang memastikan keamanan pegawai jika terjadi bencana seperti system alarm,prosedur evakuasi dan system pemadaman api.

2. Rencana Cadangan
1. Pengulangan (Redundancy)
2. Keragaman (Diversity)
3. Mobilitas (Mobility)

3. Rencana catatan-catatan vital
Cara mengamankan catatan-catatan vital :
-    Back Up.
-    Back up disimpan dilokasi yang jauh.

Strategi pengurangan biaya manajemen informasi

1. Konsolidasi
    Mengurangi jumlah sumber daya informasi terpisah.

2. Downsizing
    Transfer berbagai aplikasi berbasis komputer dari konfigurasi peralatan besar (Mainframe) ke platform yang lebih kecil (Komputer Mini,LAN berbasis PC)

3.Smart Sizing
Pemindahan ke sistem yang kurang mahal tetapi penuh daya.


Keuntungan :
1. Pengurangan biaya.
2. User Friendly.
3. Lebih cepat dalam menjalankan system.
4. User dapat berpartisipasi dalam bangsis.
5. User dapat berkomunikasi dengan staf IT dengan lebih baik.

Resiko :
1. Keamanan
2. Berkurangnya integritas.
3. Outsourcing
    Mengontrakkan keluar semua atau sebagian operasi komputer perusahaan kepada organisasi jasa di luar perusahaan.

Outsourcer
Suatu perusahaan jasa computer yang melaksanakan sebagian atau seluruh kegiatan komputasi perusahaan pelanggan untuk periode waktu yang lama.

Jasa Outsourcing :
1. Entry data dan pengolahan data sederhana.
2. Kontrak pemrograman.
3. Manajemen fasilitas.
4. Integrasi sistem.
5. Dukungan operasi untuk pemeliharaan,pelayanan atau pemulihan dari bencana.

Keuntungan Outsourcing :
1. Pengurangan biaya
2. Dapat memperkirakan biaya-biaya masa depan.

 sumber :

msherawati.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/22041/tranbab8.doc

      ratni_itp.staff.ipb.ac.id/2012/06/19/sistem-informasi-sumber-daya-manusia/

      sautboysitanggang.blogspot.com/2012/08/sistem-informasi-sumber-daya-informasi.html

 

Penerapan Sistem Informasi Dalam Perusahaan

Penerapan Manajemen Sistem informasi PT.Toyota Astra Motor

Latar Belakang

PT. Toyota Astra Motor (TAM) adalah salah satu perusahaan terbesar distributor kendaraan produk Toyota. PT.TAM sendiri mempunyai divisi-divisi yang menangani penjualan produk ke pelanggan. Salah satunya adalah divisi Duty Free Sales, yaitu divisi yang menangani penjualan produk Toyota yang dikhususkan untuk organisasi non-pemerintah/internasional maupun kedutaan asing di Indonesia. Saat ini, divisi Duty Free Sales masih menggunakan aplikasi  spreadsheet dalam pengolahan data. Dimana data yang ada pada spreadsheet tidak bisa diakses secara bersamaan karena jumlah karyawan yang banyak dan kebutuhan akses data yang berbeda -beda.Berdasarkan permasalahan tersebut, divisi Duty Free Sales membutuhkan sebuah sistem informasi y ang dapat mengolah data mobil maupun data pelanggan serta pelaporan secara efektif. Dengan adanya aplikasi ini,  pihak perusahaan  akan dimudahkan dalam mengelola sistem informasi manajemen pelanggan yang mencakup pengolahan data pelanggan dan data barang    serta memudahkan manajer dalam hal pelaporan.

I. Pendahuluan

PT. Toyota Astra Motor (TAM) adalah salah satu perusahaan terbesar distributor kendaraan produk Toyota. Saat ini, PT. TAM mempunyai cabang yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia, dan pusatnya berada di Jakarta. PT.TAM sendiri mempunyai divisidivisi yang menangani penjualan produk ke pelanggan. Salah satunya yaitu divisi Duty Free Sales, yaitu divisi yang menangani penjualan produk Toyota yang dikhususkan untuk organisasi nonpemerintah/internasional maupun kedutaan asing di Indonesia. Divisi Duty Free Sales saat ini mengolah data pelanggan dengan menggunakan aplikasispreadsheet, dimana aplikasi ini kurang efektif dalam perhitungan dan pencarian data yang kemungkinan akan bertambah dan akan selalu di-update. Selain itu, data yang ada pada  spreadsheet  tidak bisa diakses dan digunakan secara bersamaan, mengingat jumlah karyawan yang banyak dan keperluan akses data yang berbeda-beda.

Serta laporan yang tidak dapat disediakan setiap saat, karena pencarian data dan pembuatan laporan membutuhkan waktu yang lama. Oleh karena itu, PT. TAM divisi Duty Free Sales membutuhkan sistem informasi yang membantu perusahaan melakukan kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan proses pengolahan informasi, pencarian, dan pelaporan menjadi lebih baik sehingga operasionalnya menjadi lebih efektif dan efisien.

II. Tinjauan Pustaka

Definisi Sistem Informasi

Sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama -sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. (Jogiyanto, 2008)Sistem juga merupakan  kumpulan elemen-elemen yang saling terkait dan bekerja sama untuk memproses masukan (input) yang ditujukan kepada sistem tersebut dan mengolah masukan tersebut sampai menghasilkan keluaran (output) yang diinginkan. HTML (Hypertext Markup Language)HTML(Hyper Text Markup Language) adalah sekumpulan simbol-simbol atau tag-tag yang dituliskan dalam sebuah  file yang dimaksudkan untuk menampilkan halaman pada web browser. Tag-tag tadi memberitahu  browser bagaimana menampilkan halaman web dengan lengkap kepada pengguna. ( Astamal, 2005 )Bahasa Pemrograman: PHPPHP adalah bahasa  scripting yang menyatu dengan HTML dan dijalankan pada server side, yang artinya semua sintaks yang diberikan akan sepenuhnya dijalankan pada server sedangkan yang dikirimkan ke browser hanya hasilnya saja. PHP merupakan software open source. PHP juga dapat berjalan lintas  platform, yaitu dapat digunakan dengan sistem operasi (windows dan linux) dan  web server apapun (misalnya:PWS,IIS, Apache). (Suryatiningsih, 2009)

Database: MySQL

MySQL adalah  Relational Database Management System (RDMS) yang didistribusikan secara gratis di bawah  General Public Lisence (GPL). MySQL merupakan turunan dari salah satu konsep utama dalam  database,  yaitu  Structured Query Language(SQL). SQL adalah sebuah konsep pengoperasian database  terutama untuk pemilihan dan pemasukan data, yang memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis. (Arbie, 2004)

Framework:

CodeIgniter Framework bisa diartikan sebagai alat yang digunakan untuk   membantu pekerjaan. Karena untuk pembuatan  website maka  framework disini dapat diartikan sebagai alat yang dapat digunakan untuk mempermudah pembuatan website. ( Wardana, 2010 )Framework memungkinkan kita membangun aplikasi dengan lebih cepat karena sebagai developer kita akan lebih memfokuskan pada pokok permasalahan sedangkan hal-hal penunjang lainnya seperti koneksi database,  form validation, GUI, dan security; umumnya telah disediakan oleh  framework. Disamping itu dengan aturan-aturan yang jelas dan harus dipatuhi, aplikasi yang dibangun lebih solid, more readable, dan kolabarasi dalam tim dapat lebih mudah dilaksanakan.CodeIgniter adalah  framework  dengan pola MVC (Model, View, Controller) untuk membangun websitedinamis menggunakan PHP. (CodeIgniter, 2011)

III. Analisis dan Perancangan

Analisis Kebutuhan Fungsional Sistem Pada kebutuhan fungsional ini, terdapat beberapa fungsi yang harus dibuat, diantaranya:

1. Melakukan Login dan Logout untuk admin.

2. Melakukan Pendataan  mobil yaitu meliputi

fungisi :  add, update, delete, searching,  dan

detail.

3. Melakukan Pendataan  embassy yaitu meliputi

fungisi :  add, update, delete, searching,  dan

detail.

4. Melakukan Pendataan  pelanggan yaitu meliputi

fungisi :  add, update, delete, searching,  dan

detail.

5. Menampilkan report penjualan dan grafik.

6. Melakukan view dan update data admin.

a. Gambaran Umum Sistem

Pengolahan data pelanggan PT.TAM  masih menggunakan pencatatan secara spreadsheet. Data yang begitu banyak meembutuhkan waktu untuk penyususan laporan dan juga  pencetakan dokumen.Oleh karena itu, dibangun sistem yang memudahkan perusahaan untuk pengolah data dan juga pelaporan.

b. Perancangan Sistem

1. ER Dicagram

2. Use Case Diagram

Dalam aplikasi ini terdapat tiga aktor, yaitu Admin Gudang, Admin Toyota dan Manajer.

c. Activity Diagram 

IV. Implementasi

Implementasi login

Implementasi halaman utama admin toyota 

V. Kesimpulan

Pada Proyek Akhir ini dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Aplikasi ini membantu pihak PT.Toyota Astra Motor  dalam mengelola dan mencari data pelanggan maupun data mobil

2. Aplikasi ini membantu manajer untuk mengubah status pelanggan, sehingga proses informasi untuk Open D/O lebih cepat

3. Aplikasi ini memudahkan pihak manajer untuk mendapatkan  informasi dan melihat laporan penjualan

VI. Saran

Untuk pengembangan aplikasi lebih lanjut bisa ditambahkan fungsi pengolahan data pelanggan sampai tahap pengurusan STNK mobil dan dokumen lainnya serta adanya  penambahan berita atau informasi seputar perusahaan.